Kỹ năng giao tiếp bằng thư tín, qua email là một trong những kỹ năng giao tiếp nâng cao cần được quan tâm. Đây được xem là 101 cách nâng cao kỹ năng giao tiếp bạn cần nắm. Để trở thành một người thành công và tạo được những mối quan hệ tốt. Có được sự đột phá trong công việc của mình. Bạn cần có một kỹ năng giao tiếp bằng thư tín, qua email một cách thành thục và chuẩn chỉn. Hãy cùng chúng tôi khám phá cách phân loại và viết thư đúng. Để có thể trang bị cho mình kỹ năng tốt nhất bạn nhé!

Phân Loại Thư – Kỹ Năng Giao Tiếp Bằng Thư Tín

Dưới đây là các loại thư tín hay được sử dụng trong công việc:

• Thư xin việc
• Thư thôi việc
• Thư ngỏ
• Thư xin nghỉ phép
• Thư cảm ơn
• Thư mời thầu
• Thư khiếu nại

Để có thể đạt được hiệu quả khi giao tiếp bằng thư tín. Bạn phải nắm được các loại thư tín cần gửi đi và gửi đến. Để có thể hiểu và giải quyết các thư tín này một cách đúng nhất. Đây là một trong những yếu tố đầu tiên của kỹ năng giao tiếp bằng thư tín, qua email…

Cấu Trúc Cơ Bản Của Một Bức Thư Tín

Địa chỉ:

• Địa chỉ nhận thư được viết ở phía bên phải của thư (bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax và các thông tin liên quan khác), thường thì tên người gửi không được viết.
• Địa chỉ nhận được viết bên trái, thấp hơn địa chỉ gửi vài dòng.
• Địa chỉ nhận thường chứa thông tin chi tiết về tên người nhận, chức danh công việc và các thông tin tương tự như địa chỉ gửi.

Ngày tháng gửi đi:

• Ngày tháng có thể ghi bên phải hoặc bên trái của bức thư gửi. Tùy theo thói quen của mỗi người, phía dưới địa chỉ ghi vài dòng. Điều này tránh nhầm lẫn và khiến bức thư trông “lịch sự” hơn. Phần tháng cần được viết thành chữ thay vì số.

Phần chào hỏi:

• Chúng tôi sử dụng cụm từ “Dear Sir / Madam + First Name + Last Name”.

Nội dung thư:

• Tùy từng trường hợp mà nội dung tin nhắn có thể ngắn hoặc dài.
• Có thể bao gồm 2, 3 hoặc nhiều đoạn văn. Thông thường, đoạn đầu tiên sẽ là vấn đề, đoạn thứ hai sẽ thảo luận chi tiết hơn về các vấn đề trên, và đoạn thứ ba sẽ là những gợi ý và bình luận về vấn đề đó. e.

Nội dung kết thúc:

• Chân thành, ngắn gon, xúc tích. Ví dụ như: Xin chân thành cảm ơn;

Chữ ký:

• Sau khi bức thư kết thúc, chúng tôi sẽ để lại một vài dòng chữ ký, và tên người gửi ở ngay bên dưới chữ ký. Nên ký bằng bút máy hoặc bút bi đầu to.
• Ghi họ và tên dưới chữ ký. Tiêu đề cũng được viết ngay bên dưới tên tác giả.
• Khi ký thay mặt người đó, hãy thêm “đại diện” vào trước tên của người ký thay mặt
• Đôi khi, những bức thư thương mại được viết để tạo dựng và củng cố thiện chí của công ty, điều này tốt hơn những cuộc điện thoại, e-mail, … .

Kỹ Năng Giao Tiếp Bằng Thư Tín Hiệu Quả

Theo nghĩa đen, thư là một văn bản mà một người gửi cho người khác để bày tỏ ý kiến ​​hoặc tình cảm của mình (Nguyễn Lân, Từ điển Từ và ngữ Việt Nam, tr. 1779). Đây được xem là 101 cách nâng cao kỹ năng giao tiếp mà con người nên học tập và sở hữu.

Như Malcolm Forbes, chủ tịch kiêm tổng biên tập của tạp chí Forbes đã nói: “Một lá thư tốt sẽ cho phép bạn tìm được công việc phù hợp, đưa bạn thoát khỏi cạm bẫy đen tối, đồng thời mang lại cho bạn tiền bạc và của cải. Nếu ai đó viết thư, nó sẽ khiến độc giả tránh xa họ. Sẽ thật ngu ngốc nếu từ bỏ cơ hội của chính mình. ”

Chính vì vậy kỹ năng giao tiếp bằng thư tín, email là rất quan trọng. Đó là một trong kỹ năng giao tiếp nâng cao mà chúng ta cần phải nắm. Để có thể đạt được hiệu quả cao trong giao tiếp qua thư tín, email.

Các bước hoàn thiện kỹ năng viết thư tín, email nâng cao

Bước 1: Xác định mục đích và cách bạn sẽ đạt được mục tiêu – một kỹ năng giao tiếp thư tín, qua email cần có.

+ Trước khi viết một bức thư, một bức điện hay một thông báo,… bạn nên xác định rõ ràng: Bạn viết văn bản này để làm gì? Nói cách khác, bạn phải xác định rõ ràng: mục đích của việc bạn đang làm.

+ Sau khi đã xác định rõ mục đích. Bạn có thể dễ dàng lựa chọn phông chữ, từ khóa, ngữ cảnh và phương tiện diễn đạt phù hợp.

Bước 2: Bạn xác định người đọc và bối cảnh liên quan, ngoại ngữ, chính trị xã hội, luật pháp, v.v.

+ Mối quan tâm và mong đợi của bạn về lĩnh vực mà bạn viết thư…?

+ Bạn mong đợi điều gì ở người đọc khi họ đã đọc thư / điện thoại / quảng cáo của bạn?

+ Khi Để xác định người đọc đừng quên lưu ý đến bối cảnh của sự kiện. Về thời gian, hoàn cảnh kinh tế, chính trị xã hội,… Để có thể chọn một tiêu đề phù hợp.

+ Lưu ý: Với nhiều người đọc bạn càng phải cẩn thận hơn nữa. Bạn cũng nên chú ý đến cấp bậc, thứ hạng và chức vụ của họ khi sắp xếp tên. Cũng như xác định rõ địa chỉ của người nhận. Nếu bạn mắc sai lầm, điều đó có thể làm mất lòng một số người và điều đó sẽ gây tổn hại cho bạn.

Luôn nhớ rằng: Kỹ năng giao tiếp bằng thư tín, qua email của bạn sẽ đánh giá mức độ hiểu biết của bạn. Liên quan trực tiếp đến mức độ hiểu biết của bạn về đối tác của mình. Do đó càng có nhiều kiến ​​thức, càng đầy đủ càng tốt cho người đọc. Đây là một trong những kỹ năng giao tiếp thư tín, qua email quan trọng.

Bước 3: Chuẩn bị một email thảo hoàn chỉnh là điều cần thiết với kỹ năng giao tiếp bằng thư tín

+ Phần mở đầu – Câu hỏi: Trong phần này bạn nên nêu rõ mục đích, lý do viết thư và hỏi người đọc những câu hỏi mà bạn muốn trả lời.

+ Phần thân bài: Đây là phần dài nhất và quan trọng nhất của bức thư. Trong phần này, bạn cần lập luận, lập luận, con số, tài liệu, sự kiện, hiện tượng, v.v. để kiểm tra lập luận. Bạn có thể sử dụng chiến lược GIRO để trình bày bức thư

+ Phần kết luận: tóm tắt những điểm đã trình bày trong phần chính của bài viết; Nhấn mạnh những vấn đề bạn muốn giải quyết; Lời cảm ơn, lời hứa, sự chấp nhận, lời chào,…

Bước 4: Kiểm tra, xác định và sửa chữa những khiếm khuyết, sai sót

Sau khi viết xong bản thảo, cần phải đọc và xem lại cẩn thận từng câu từng chữ mới có thể triển khai được. Nhận diện và sửa chữa những khuyết điểm, sai lầm

Ghi nhớ: đây là nhiệm vụ hết sức quan trọng và không thể thiếu. Gary Blake, một chuyên gia về thư từ nổi tiếng đã từng nói: Khi viết một bức thư, khi nó chưa được chỉnh sửa. Nếu xem xét kỹ lưỡng, bạn có thể mắc sai lầm, thiếu sót đáng tiếc và nhiều điều không vui. Khi còn nhỏ, những sai lầm này có thể khiến bạn bối rối và bối rối vì đối tác hiểu sai về bạn, và những sai lầm nghiêm trọng có thể khiến bạn mất thời gian, tiền bạc, cơ hội kinh doanh, v.v., thậm chí gây tổn hại đến danh tiếng của công ty và chính bạn.

Bước 5: Chuyển lá thư đi hoặc gửi bằng email

Sau khi đã hoàn xong thư tín, trước khi đóng dấu (với thư thông thường) hoặc nhấn “Gửi” (với e-mail) để xem thư đã được ký chưa. Ngày tháng năm đã được điền vào chưa? Tệp đính kèm đã sẵn sàng chưa? … Khi mọi thứ đã sẵn sàng, hãy chuyển (gửi) bức thư đó đi đến ĐÚNG ĐỊA CHỈ bạn cần! Hãy kiểm tra thật kỹ lưỡng địa chỉ 1 lần nữa.

Nếu là Email bạn cần cài đặt tool xác nhận xem đối phương đã nhận được mail hay đã đọc mail của bạn hay chưa!

Trên đây là những lưu ý và kỹ năng giao tiếp bằng thư tín, qua email. Một trong những kỹ năng giao tiếp nâng cao và quan trọng mà bạn cần nắm rõ. Có được bí quyết này bạn có 1 trong 101 cách nâng cao kỹ năng giao tiếp mà con người cần trang bị rồi. Nếu bạn mong muốn giao tiếp hiệu quả hơn nữa. Hãy đến với những khóa học kỹ năng giao tiếp của chúng tôi, để có thể chinh phục đỉnh cao bằng những khóa học thú vị và bổ ích.