Thuyết trình là một kỹ năng thiết yếu và vô cùng cần thiết; từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường cho đến khi đi làm. Từ học sinh, sinh viên cho đến nhân viên văn phòng, lãnh đạo, quản lý đều phải trải qua tình huống trình bày trước đám đông một ý tưởng, chủ đề nào đó; và đương nhiên để việc thuyết trình đạt hiệu quả cao nhất phải cần có những công cụ hỗ trợ, điển hình là powerpoint. Trong bài viết hôm nay, tôi sẽ bật mí cho bạn các kỹ năng thuyết trình bằng powerpoint, các hướng dẫn làm slide thuyết trình bằng powerpoint dễ dàng nhất. Cùng xem nhé!
Công tác chuẩn bị trước khi thuyết trình bằng Powerpoint
Làm bất cứ việc gì, nếu có sự chuẩn bị kỹ lưỡng thì khả năng kiểm soát tình huống cũng như mức độ thành công sẽ càng cao. Cho dù bạn có tài giỏi hay là một chuyên gia trong lĩnh vực thuyết trình bằng powerpoint thì công tác chuẩn bị cũng rất cần thiết. Dưới đây là một số gợi ý dành cho bạn
Phải xác định vấn đề bạn sẽ nói
Đây là kỹ năng đầu tiên trong công tác chuẩn bị làm thuyết trình bằng powerpoint mà bạn phải biết và nắm vững. Bạn phải xác định chủ đề sẽ thuyết trình, thông điệp muốn truyền tải; đồng thời đưa ra được các số liệu, hình ảnh/ video; là bằng chứng xác thực để tăng tính thuyết phục cho lời nói của bạn. Đồng thời, phải biết sắp xếp trình tự những gì cần nói, cái gì nói trước, cái gì nói sau để đảm bảo chúng thực sự logic với nhau.
Xác định ý chính và ý phụ
Sau khi đã xác định nội dung cần phải truyền tải, điều tiếp theo mà tôi muốn hướng dẫn bạn để làm thuyết trình bằng powerpoint thật tốt là nắm được nội dung trọng tâm của bài thuyết trình. Hãy tập trung nhấn mạnh và đề cập nhiều, xoáy sâu vào nó nhằm mục đích để người nghe tiếp nhận những ý kiến về nội dung chính với mức độ nhiều nhất; còn những ý phụ thì chỉ bổ trợ cho bạn. Đừng quá lan man nói về những ý phụ, để lấn át thời gian của nội dung chính.
Ví dụ trong một buổi thuyết trình về sản phẩm mới, trọng tâm cần hướng đến là nói về sản phẩm đó; chẳng hạn như chức năng, công dụng, giá trị mà sản phẩm mang lại; sau cùng là tư liệu tham khảo về sản phẩm cũng như những sản phẩm phụ đi kèm,…
“Khán giả” của bạn là ai?
Một kỹ năng thuyết trình bằng powerpoint cần lưu ý là hiểu rõ đặc điểm đối tượng nghe của bạn. Điều này tức là với mỗi người, hoàn cảnh khác nhau thì sẽ có mức độ quan tâm, khả năng hiểu biết khác nhau,… Nếu người nghe là cấp trên, có chức vụ cao cấp; bạn chỉ nói về lý thuyết cơ bản thì họ đã biết rồi và chẳng mấy hứng thú để nghe đâu. Hoặc nếu bạn thuyết trình cho đối tượng là những người lao động tay chân; bạn đem chủ đề về kinh tế chứng khoán,… ra để bàn luận và trình bày thì chưa hợp lý. Nói tóm lại, phải tìm hiểu xem “khán giả” của bạn là ai, làm nghề gì để tìm cách diễn đạt sao cho phù hợp nhất.
Tập luyện
Để mọi thứ diễn ra trơn tru nhất, đừng quên việc tập luyện. Bạn có thể luyện tập thuyết trình bằng powerpoint trước gương; để quan sát tư thế, cử chỉ của mình xem có cần điều chỉnh lại hay không; động tác tay có thừa thãi không. Bạn cũng có thể tự quay lại hoặc nhờ bạn bè làm “khán giả”; để họ góp ý cách thuyết trình của bạn vì dưới góc độ người nghe, họ sẽ có cách nhìn khách quan hơn. Từ đó, hãy điều chỉnh lại và hoàn thiện mình tốt hơn.
Kỹ năng khi làm Slide thuyết trình bằng PowerPoint
Powerpoint được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực khi thuyết trình. Để có một slide chuẩn nhất, hãy lưu ý những điều sau:
Hình ảnh và phông chữ
Đây là hai yếu tố quan trọng nhất trên slide. Một slide quá nhiều chữ sẽ khiến người đọc dễ chán; bạn hãy biểu đạt bằng hình ảnh sẽ sinh động hơn rất nhiều. Chú ý là hình ảnh phải rõ nét, chất lượng cao càng tốt; để tránh chiếu lên màn hình lớn sẽ bị nhòe đi. Và về phông chữ, hãy chọn những phông chữ rõ ràng, không có chân; đừng thể hiện quá nhiều phông uốn lượn sẽ gây rối mắt.
Giới hạn chữ có trên slide
Một lỗi mà rất nhiều người mắc phải trong kỹ năng làm slide thuyết trình bằng powerpoint là “đọc” slide. Điều này tức là, do không có kinh nghiệm và không được hướng dẫn làm slide thuyết trình bằng powerpoint; hoặc sợ “quên bài” nên bạn đưa hết lên slide tất cả những nội dung. Việc còn lại là đọc y chang từng câu chữ trên đó. Điều này sẽ khiến người nghe cảm thấy nhàm chán; vì thậm chí tốc độ đọc của họ còn nhanh hơn tốc độ nói. Do đó, để tránh tình trạng này, bạn chỉ nên đưa một số ý chính lên slide. Còn lại là diễn đạt chúng bằng lời nói.
Tạm kết về kỹ năng thuyết trình bằng Powerpoint
Trên đây là một số hướng dẫn về cách chuẩn bị và kỹ năng làm slide bài thuyết trình powerpoint thu hút và ấn tượng nhất. Hy vọng sẽ giúp ích cho bạn.
Bên cạnh đó, nếu bạn muốn cải thiện thêm khả năng thuyết trình của mình; thì đừng bỏ lỡ khóa học Đào tạo kỹ năng thuyết trình do tôi – Đặng Tiến Dũng biên soạn nội dung và đứng lớp; với mục tiêu hướng đến là giúp bạn tăng khả năng tự tin, mạnh dạn hơn và biết cách trình bày powerpoint đúng chuẩn. Liên hệ ngay với tôi để đăng ký khóa học này nhé!