Kỹ năng giao tiếp được ví như một môn nghệ thuật để “thu phục lòng người”. Đây là các quy tắc ứng xử được sử dụng một cách thông minh và khéo léo. Mà chúng ta cần học hỏi và hoàn thiện mỗi ngày. Trong bài viết dưới đây, chuyên gia Đặng Tiến Dũng chia sẽ với các bạn không chỉ 5,6 kỹ năng giao tiếp cơ bản mà là trọn bộ 7 kỹ năng giao tiếp cơ bản. Cùng xem đó là những kỹ năng nào, bạn nhé!
Kỹ năng giao tiếp cơ bản là gì?
Là khả năng trao đổi, truyền đạt thông tin, phản hồi, lắng nghe và các ứng xử, … giữa người nghe và người nói nhằm đạt được mục đích nhất định. Nhiều người vẫn đang nhầm lẫn rằng trong giao tiếp chỉ đơn thuần là hai việc “nghe và nói”. Trên thực tế, nó còn gồm các biểu hiện về cảm xúc, cử chỉ, …
Trong xã hội, dù ở bất kỳ lĩnh vực nào, từ đơn giản cho tới phức tạp đều cần tới giao tiếp. Giao tiếp tốt sẽ giúp người nói và người nghe hiểu nhau hơn. Không những vậy, đây còn là chìa khóa dẫn đến sự thành công cũng như giúp bạn duy trì và mở rộng các mối quan hệ, …
7 kỹ năng giao tiếp cơ bản bạn nên biết là gì?
Để nâng tầm kỹ năng giao tiếp thì bạn cần hoàn thiện các kỹ năng nhỏ sau đây.
Top 1: Kỹ năng lắng nghe và diễn đạt khi giao tiếp
Có câu “im lặng là vàng và lắng nghe là kim cương”. Thực sự lắng nghe rất quan trọng đối với mọi cuộc giao tiếp. Và để bạn đạt đến mức độ kim cương thì nó không chỉ đơn thuần là bản năng nữa. Mà đó là một quá trình rèn luyện không ngại khó khăn. Lắng nghe không chỉ thể hiện sự tôn trọng với người nói. Mà điều đó sẽ giúp mối quan hệ của bạn thêm gần gũi.
Đồng thời, để cuộc nói chuyện được duy trì thì cần có sự “hợp tác” từ cả hai phía. Thi thoảng bạn nên gật đầu hoặc mỉm cười, … để ra dấu cho người nói biết rằng bạn vẫn đang lắng nghe câu chuyện.
Nếu chỉ biết lắng nghe thì đây không còn gọi là giao tiếp. Do đó bạn không chỉ phải biết lắng nghe mà nên biết nói ra quan điểm; tâm tư tình cảm cũng như suy nghĩ của bản thân cho đối phương hiểu. Để làm được điều đó, bạn cần học cách diễn đạt mạch lạc và rõ ràng. Nói đúng trọng tâm, không nói lan man làm mất thời gian và gây khó chịu cho người nghe.
Top 2: Kỹ năng quan sát khi giao tiếp
Đây là kỹ năng sẽ giúp bạn điều chỉnh cử chỉ, hành vi và lời nói cho phù hợp với hoàn cảnh. Ví dụ, bạn có thể biết khi nào mình nên tiếp tục “chém gió” vui vẻ; và khi nào mình nên nghiêm túc khi nhìn vào sắc mặt của người nói.
Quan sát trong giao tiếp rất quan trọng, nhất là đối với lĩnh vực bán hàng. Bạn sẽ nắm bắt được cảm xúc của khách hàng nếu biết quan sát. Từ đó đưa ra các chiến lược bán hàng phù hợp.
Top 3: Kỹ năng nói lời Chào hỏi, Tạm biệt
Chắc chắn bạn đã từng nghe câu “Lời chào cao hơn mâm cỗ”. Quả thật, lời chào hỏi là điều cơ bản và cần thiết nhất; để bắt đầu một cuộc nói chuyện. Câu chào hỏi không nên bị dập khuôn, nên tùy vào mỗi đối tượng để điều chỉnh sao cho phù hợp. Ví dụ như với người mới quen, đi kèm với lời chào nên là cái bắt tay. Còn đối với bạn bè thân thiết thì những câu đùa vui có thể là cách chào hỏi phù hợp.
Bên cạnh lời chào thì cách nói lời tạm biệt cũng có vai trò quan trọng không kém; trong các cuộc nói chuyện. Một lời tạm biệt tốt sẽ tạo thêm cơ hội cho những lần gặp tới. Nhưng nó cũng sẽ cắt đứt liên lạc của bạn khi sử dụng lời tạm biệt không tốt.
Top 4: Kỹ năng kiểm soát cảm xúc
Chắc hẳn ai trong chúng ta đều nhận thức được việc mất bình tĩnh sẽ mang lại hậu quả lớn như thế nào. Và trong 7 kỹ năng giao tiếp cơ bản, kỹ năng kiểm soát cảm xúc là đặc biệt quan trọng. Bởi những hành vi bốc đồng hay thể hiện sự tức giận sẽ có tác động xấu đến mối quan hệ giữa người nghe và người nói.
Khi bạn làm chủ được cảm xúc, bạn sẽ có suy nghĩ rõ ràng – mạch lạc, giảm sự căng thẳng và có thể dễ dàng tiếp tục giao tiếp với người khác.
Top 5: Kỹ năng xử lý các tình huống khi giao tiếp cơ bản
Bạn cần phải linh hoạt khi xử lý các tình huống diễn ra trong quá trình giao tiếp. Nắm bắt tâm lý, kiểm soát cảm xúc cũng sẽ là chìa khóa thành công trong trường hợp này.
Ví dụ: Bạn sẽ xử lý ra sao khi gặp tình huống thế này: “khách hàng phàn nàn về dịch vụ hay là chê sản phẩm của bạn. Và họ yêu cầu đổi trả và bồi thường”?. Bạn nói thẳng với khách hàng rằng do họ quá khó tính và có những đòi hỏi vô lý chăng?
Xử lý tình huống không khéo léo sẽ khiến bạn mất khách và ảnh hưởng đến doanh thu của công ty. Vì thế kỹ năng xử lý tình huống thuộc top 5 kỹ năng giao tiếp cơ bản bạn cần có. Và trong tình huống này, bạn có thể tham khảo cách giải quyết sau đây:
– Hãy lắng nghe và kiểm soát cảm xúc, không nên nóng giận và tranh cãi với khách hàng.
– Sử dụng lời xin lỗi kèm với sự thông cảm với khách hàng.
– Làm rõ vấn đề khách đang gặp phải từ đó đưa ra hướng giải quyết. Trường hợp khách hàng có yêu cầu trả và hoàn tiền. Hãy nhẹ nhàng gợi ý với khách rằng cửa hàng hiện tại không có chính sách đó. Và hướng dẫn khách lựa chọn sản phẩm khác có giá trị tương đương.
Top 6: Kỹ năng thuyết phục khi giao tiếp
Không phải tự nhiên kỹ năng thuyết phục lại thuộc top 6 kỹ năng giao tiếp bạn cần có. Bạn có biết rằng, tài hùng biện không phải chỉ dùng lời nói mà còn thể hiện qua ngôn ngữ cơ thể. Do đó, trong quá trình rèn luyện kỹ năng thuyết phục khi giao tiếp. Bạn hãy chú ý tới vị trí của các bộ phận đầu, lưng, cơ mặt, … Nên giữ tư thế đầu phù hợp không nên ngẩng quá cao, cũng không nên cuối thấp đầu.
Thêm nữa, muốn thuyết phục người nghe, bạn cần xây dựng được lòng tin cho họ. Với mỗi người nghe khác nhau, bạn cần nghiên cứu tâm trạng cũng như là tính cách để đưa ra những lời nói phù hợp.
Top 7: Kỹ năng đặt câu hỏi
Có thể nói để thực hiện tốt kỹ năng thứ 7 này bạn cần vận dụng khôn khéo cả 6 kỹ năng giao tiếp cơ bản nêu trên. Vì khi đặt câu hỏi cũng cần thông minh và biết khi nào là thời gian thích hợp nên đặt câu hỏi. Kỹ năng đặt câu hỏi và kỹ năng diễn đạt đều là các kỹ năng giúp bạn nói lên suy nghĩ của bản thân.
Trong khi kỹ năng đặt câu hỏi sẽ giúp cuộc trò chuyện được khai thác sâu hơn và ý nghĩa hơn. Thì kỹ năng diễn đạt sẽ giúp bạn không bị ấp ú khi nói chuyện; sử dụng từ ngữ hợp lý không gây hiểu nhầm cho người khác.
Một gợi ý nhỏ là khi muốn xác nhận thông tin; bạn hãy đặt những câu hỏi đóng với câu trả lời sẽ là có/không. Ngược lại, khi muốn hỏi thêm thông tin; hãy dùng những câu hỏi mở.
Ngoài 7 kỹ năng giao tiếp cơ bản trên, còn rất nhiều những kỹ năng khác mà bạn cần tham khảo và học hỏi. Đó là kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng mời hẹn, …Học hỏi mỗi ngày để nâng cao giá trị bản thân là điều không bao giờ sai. Vì thế đừng ngại học hỏi và đừng sợ tìm tòi những cái mới.
Tổng kết
Các kỹ năng giao tiếp cơ bản ở bài viết trên không khó rèn luyện như bạn nghĩ. Hãy luyện tập nó mỗi ngày để mở lối thành công cho bản thân. Bạn còn chờ đợi gì nữa mà không bắt tay vào tìm hiểu và rèn luyện kỹ năng ngay thôi.
Ngoài ra bạn có thể theo dõi website và fanpage của Chuyên gia Đặng Tiến Dũng để tham khảo những thông tin về các khóa học bổ ích như: khóa học luyện giọng nói Online, khóa học về quản lý thời gian, … Chúc bạn thành công!